Czym jest faktura ustrukturyzowana? Jakie korzyści daje rozwiązanie tego rodzaju? Od kiedy właściwie obowiązują faktury ustrukturyzowane? Jeśli szukasz odpowiedzi na powyższe pytania, zapraszamy do lektury niniejszego artykułu.
- Co to jest faktura ustrukturyzowana?
- Jakie korzyści dają faktury ustrukturyzowane?
- Od kiedy faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe?
Na początku roku 2022 ruszył KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur. Razem z systemem zaczęły funkcjonować faktury ustrukturyzowane. Czym jest faktura ustrukturyzowana i jakie daje korzyści? Od kiedy faktury ustrukturyzowane będą obowiązkowe? Na pytania odpowiadamy w dzisiejszym wpisie. Zapoznaj się z jego treścią już teraz!
Co to jest faktura ustrukturyzowana?
Czym właściwie jest faktura ustrukturyzowana XML? To nic innego, jak faktura elektroniczna, która ma ustrukturyzowany format – XML. Już w 2021 roku na stronie Ministerstwa Finansów pojawił się ten schemat, a sama faktura zaczęła funkcjonować 1 stycznia 2022 roku. Wystawianie takich faktur ustrukturyzowanych właściwie nie różni się od standardowego fakturowania. To, co się zmieniło, to jedynie kanał komunikacji pomiędzy sprzedawcą a nabywcą.
Taką fakturę ustrukturyzowaną wystawia się na platformie KSeF lub poprzez system finansowo-księgowy, który jest oczywiście dostosowany do wymogów. W większości przedsiębiorcy korzystają z tego drugiego sposobu. Faktura ustrukturyzowana, która została wystawiona w programie do fakturowania, trafia następnie do wspomnianego systemu KSeF. Tam sprawdzana jest jej poprawność, a następnie dokument otrzymuje swój identyfikujący numer. Po analizie faktura ustrukturyzowana trafia już do odbiorcy. A zatem – jak widać – takiej faktury nie wysyła się między przedsiębiorcami. Dokument musi przejść jeszcze przez odpowiedni system.
Jeśli chcesz wystawiać faktury ustrukturyzowane w finansowo-księgowym systemie, Twój program musi być oczywiście zintegrowany z KSeF. Ponadto sam odbiorca danej faktury musi również zarejestrować się w systemie KSeF, aby w ogóle ten kanał komunikacji był możliwy. W innym przypadku jako sprzedawca możesz przesłać wystawioną fakturę pocztą elektroniczną.
Jakie korzyści dają faktury ustrukturyzowane?
Głównym celem wprowadzenia faktur ustrukturyzowanych jest oczywiście ułatwienie kontroli tego, czy rozliczenia podatników są prawidłowe. Dzięki temu ta kontrola w takiej sytuacji jest szybsza i sprawniejsza – łatwiej wykryć jakiekolwiek nadużycia i nieprawidłowości. Nie oznacza to jednak, że faktury ustrukturyzowane nie dają korzyści samym przedsiębiorcom.
Po pierwsze faktura ustrukturyzowana umożliwia kompleksową automatyzację księgowań. Taki proces nie był w ogóle możliwy, jeśli chodzi o tradycyjne elektroniczne faktury. Pełna automatyzacja księgowań nie tylko skraca czas samego procesu, ale i eliminuje ryzyko pojawienia się jakichkolwiek błędów.
Ponadto korzyści widać również w obowiązku pięcioletniego przechowywania faktur. W systemie KSeF faktury ustrukturyzowane będą archiwizowane automatycznie i przez 10 lat. Oczywiście przez cały czas jako przedsiębiorca będziesz miał dostęp do wszystkich przechowywanych w KSeF dokumentów.
Kolejną korzyścią jest szybszy zwrot podatku VAT. Jeśli w danym okresie będziesz wystawiać tylko i wyłącznie faktury ustrukturyzowane, możesz skorzystać z opcji szybszego zwrotu. Do zalet wystawiania faktur ustrukturyzowanych zalicza się również standaryzację rozliczeń w ramach KSeF czy brak ryzyka, że dokumenty zaginą lub się zniszczą. Dodatkowo e-faktury nie wymagają wystawiania żadnych duplikatów.
Wielu przedsiębiorców ceni sobie faktury ustrukturyzowane również z tego względu, że wystawiając faktury w KSeF, nie muszą później wysyłać JPK (Jednolitego Pliku Kontrolnego) do organów podatkowych. Wszystko jest dostępne właśnie w Krajowym Systemie e-Faktur.
Od kiedy faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe?
Od kiedy faktury ustrukturyzowane są obowiązkowe? Jak wspominaliśmy, faktury ustrukturyzowane zaczęły funkcjonować 1 stycznia 2022 roku. Aktualnie przedsiębiorca może samodzielnie wybrać, jakie faktury będzie wystawiać – a mianowicie czy faktury papierowe, tradycyjne faktury elektroniczne czy właśnie faktury ustrukturyzowane. Sytuacja ta może ulec zmianie, gdyż Ministerstwo Finansów już dąży do tego, aby w kolejnych latach faktury ustrukturyzowane były obowiązkowe dla każdego podatnika.
Wystawianie faktur elektronicznych z czasem na pewno okaże się dużym ułatwieniem dla przedsiębiorców, jednak początkowo korzystanie z faktury ustrukturyzowanej i krajowego systemu e faktur może wydawać się skomplikowane. Warto więc już teraz zwracać uwagę na otrzymane faktury ustrukturyzowane i dowiedzieć się więcej na temat procesu wystawienia faktury ustrukturyzowanej. Dzięki temu faktury wystawiane będą bez błędów, co wyeliminuje konieczność korzystania z faktury korygującej. W przypadku faktur ustrukturyzowanych na szczęście nie trzeba będzie korzystać z duplikatów, co obecnie niepotrzebnie zabiera wiele czasu osobom zawodowo zajmujących się sprzedażą.
