Już niebawem wejdzie w życie obowiązek elektronicznego prowadzenia ewidencji akcyzowej. Kto zostanie zobligowany do prowadzenia e-ewidencji? Jakie wymogi muszą spełniać programy do prowadzenia wspomnianej dokumentacji? Czy warto zainwestować w program do e-ewidencji akcyzowej? Odpowiedzi na te i wiele innych pytań dotyczących e-ewidencji akcyzowej znajdziesz w poniższym artykule.
Kto musi prowadzić ewidencję akcyzową?
Elektroniczna ewidencja akcyzowa (w skrócie e-ewidencja) to narzędzie służące do cyfrowego zarządzania procesami ewidencyjnymi związanymi z produktami objętymi podatkiem akcyzowym. Obowiązek prowadzenia ewidencji akcyzowej dotyczy szerokiego zakresu podmiotów gospodarczych, które obracają wyrobami akcyzowymi. Są to przede wszystkim:
- Producenci wyrobów akcyzowych: zajmujący się wytwarzaniem alkoholu, wyrobów tytoniowych, olejów mineralnych oraz innych produktów objętych akcyzą.
- Importerzy: firmy sprowadzające produkty akcyzowe z zagranicy.
- Dystrybutorzy: podmioty zajmujące się handlem hurtowym i detalicznym wyrobów akcyzowych.
- Składy podatkowe: miejsca, gdzie produkty akcyzowe są przechowywane w ramach procedury zawieszenia poboru akcyzy.
Każdy z tych podmiotów musi prowadzić szczegółową ewidencję, dokumentując produkcję, ruch oraz stany magazynowe, aby spełnić wymogi prawne i mieć kontrole nad obrotem wyrobów akcyzowych. Opisywana regulacja obejmuje szereg podmiotów gospodarczych o zróżnicowanym profilu działalności. W jej zakres wchodzą przedsiębiorstwa wykorzystujące własne źródła energii odnawialnej, takie jak panele słoneczne. Przepis dotyczy również firm, które ze względu na charakter swojej produkcji korzystają ze specjalnych środków smarnych objętych ulgami podatkowymi. Regulacja ta ma zastosowanie do podmiotów odprowadzających podatek akcyzowy od energii elektrycznej, a także do pośredników w handlu paliwami stałymi i gazowymi. Ponadto, obejmuje ona firmy dokonujące zakupów produktów akcyzowych na terenie Unii Europejskiej. Wreszcie, przepis ten odnosi się do podmiotów posiadających uprawnienia do wysyłki określonych towarów oraz do firm pełniących funkcję pośrednika w obrocie wyrobami akcyzowymi. Tym samym, regulacja ta tworzy kompleksowe ramy prawne dla różnorodnych działalności gospodarczych związanych z energią, paliwami i produktami akcyzowymi.
E-ewidencja akcyzowa – w jakim celu została wprowadzona?
E-ewidencja akcyzowa została wprowadzona w celu:
- Zwiększenia przejrzystości: Elektroniczna ewidencja umożliwia bieżący dostęp do danych i łatwiejsze monitorowanie obrotu wyrobami akcyzowymi.
- Zwiększenia efektywności: Automatyzacja wielu procesów ewidencyjnych pozwala na efektywniejsze zarządzanie dokumentacją oraz szybsze wykrywanie nieprawidłowości.
- Ograniczenia oszustw podatkowych: E-ewidencja utrudnia nielegalne praktyki związane z unikaniem płacenia podatku akcyzowego poprzez lepszą kontrolę nad przepływem towarów.
- Łatwiejszego dostosowania do przepisów: Cyfrowa ewidencja pozwala na bieżące aktualizowanie danych zgodnie ze zmieniającymi się przepisami prawa.
Programy do prowadzenia elektronicznych ewidencji akcyzowych – czy mogę korzystać z Excela?
Rozporządzenie Ministra Finansów z 22 grudnia 2023 r. ustanawia szczegółowe wytyczne dotyczące systemów informatycznych używanych do prowadzenia ewidencji akcyzowej. Zgodnie z tymi przepisami, oprogramowanie musi być zgodne z pisemną instrukcją obsługi i spełniać szereg kluczowych funkcji. Przede wszystkim, system powinien umożliwiać łatwy dostęp do wprowadzonych danych, jednocześnie gwarantując ich ochronę przed zniekształceniem lub utratą. Ważnym aspektem jest możliwość dokonywania korekt z pełną identyfikacją osoby wprowadzającej zmiany oraz daty ich dokonania. Oprogramowanie musi również posiadać funkcje generowania i drukowania chronologicznych zestawień wpisów, podsumowań oraz raportów na żądanie organów skarbowych, z terminem realizacji do 14 dni. Istotnym wymogiem jest także zabezpieczenie przed trwałym usuwaniem wprowadzonych informacji. Wszystkie te elementy mają na celu zapewnienie transparentności i rzetelności prowadzonej dokumentacji akcyzowej, umożliwiając jednocześnie skuteczną kontrolę ze strony właściwych organów podatkowych.
W związku z powyższym prowadzenie e-ewidencji akcyzowej przy użyciu programu Excel nie jest możliwe. Warto natomiast wyposażyć się w aplikację dedykowaną prowadzeniu e-ewidencji zwłaszcza, że korzystanie z tego typu programów jest w stanie przynieść przedsiębiorstwu sporą ilość korzyści. Jakich konkretnie?
Zalety korzystania z programu do e-ewidencji
Korzystanie z programów do e-ewidencji akcyzowej może przynieść firmie wiele korzyści, takich jak m.in.:
- Automatyzacja procesów: Dobry program do elektronicznej ewidencji akcyzowej z powodzeniem umożliwi automatyzację dokumentacji, co prowadzi do oszczędności czasu i zmniejszenia ryzyka błędów ludzkich.
- Lepsza kontrola: Tego typu aplikacje umożliwiają precyzyjne monitorowanie przepływu towarów i stanów magazynowych, co jest kluczowe dla zarządzania gospodarką magazynową.
- Zgodność z przepisami: Programy pomagają zapewnić, że ewidencja prowadzona jest zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi, co minimalizuje ryzyko nałożenia kar i sankcji.
- Wsparcie techniczne i merytoryczne: Korzystanie z takich programów często zapewnia dostęp do specjalistycznej pomocy technicznej i merytorycznej, co ułatwia rozwiązywanie ewentualnych problemów oraz aktualizowanie danych.
