Lista obecności pracowników, to jeden z podstawowych dokumentów w każdej firmie. Dzięki niej wiadomo, kto danego dnia stawił się na stanowisku, kto się spóźnił, a kto nie pojawił się bez wcześniejszego uprzedzenia. Szczególnie w dobie pandemii, lista obecności ma kluczowe znaczenie. Pracownicy są rozproszeni, co nastręcza trudności w weryfikowaniu, czy rzeczywiście wykonują oni w danym dniu swoje służbowe obowiązki.
Lista obecności, a ewidencja czasu pracy
Ewidencja czasu pracy, to nie to samo co lista obecności pracowników. Pierwszy z tych dokumentów jest dużo bardziej sformalizowany (art. 149 Kodeksu Pracy oraz rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej) natomiast w przypadku listy obecności w pracy, ustawodawca zostawił wolną rękę pracodawcy. Lista może mieć formę papierową lub elektroniczną. Obecnie z oczywistych względów, przeważa druga wersja. Dopuszczalne jest również ustne potwierdzanie obecności w pracy.
Lista obecności pracownika
Celem prowadzenia listy obecności pracowników jest prawidłowe naliczanie wynagrodzeń oraz świadczeń socjalnych (benefitów). Dane, jakie zawiera taki dokument to:
- imię i nazwisko,
- dane przełożonego,
- podpisy pracownika oraz przełożonego,
- okres, jakiego lista dotyczy.
Lista obecności może być dzienna, tygodniowa lub miesięczna. W praktyce najczęściej spotykane są listy obecności pracowników miesięczne, ale to zależy tak naprawdę od okresu rozliczeniowego w danym zakładzie pracy. Jeżeli wynagrodzenie jest wypłacane w formie tygodniówek, to bardziej optymalna będzie tygodniowa lista obecności pracowników. Lista obecności pozwala także na monitorowanie spóźnień, które są częstym problemem w wielu miejscach pracy.
Ewidencja czasu pracy
Ze względu na regulacje w zakresie RODO, lista obecności pracowników nie może zawierać żadnych zbędnych, czy wrażliwych danych. Oznacza to, że na liście obecności nie może być informacji o chorobach, stanie cywilnym, czy fakcie przebywania na zasiłku przez pracownika.
Dane szczegółowo opisujące powody nieobecności pracownika, powinny znaleźć się natomiast w ewidencji czasu pracy. Jest to niezbędne do prawidłowego wyliczenia podstawy wynagrodzenia danego pracownika. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej przy spełnieniu pewnych warunków:
- musi istnieć możliwość wydrukowania ewidencji,
- musi umożliwiać identyfikację osób mających do niej dostęp,
- musi zapewniać bezpieczeństwo i integralność zawartych w niej danych.
Do ewidencji czasu pracy należy także dołączyć wszelkie wnioski pracownika, np. o możliwość opuszczenia stanowiska pracy w celu załatwienie sprawy prywatnej, czy o możliwość pracy w ramach nadgodzin. Dodatkowo wymagana jest pisemna zgoda pracownika w przypadku konieczności świadczenia pracy wbrew regulacjom wynikającym z Kodeksu Pracy. Przykładem jest zgoda ciężarnej na pracę w systemie przerywanego czasu pracy.
Ewidencja czasu pracy – kiedy nie jest wymagana?
Jak w większości przypadków, także i tu ustawodawcę przewidział wyjątki od zasady ewidencjonowania czasu pracy. Dotyczą one:
- Pracowników pracujących w ramach nocnej zmiany.
- Wypłaty ryczałtu za nadgodziny.
- Zadaniowego czasu pracy.
- Sytuacji, gdy pracownik zarządza zakładem pracy w imieniu swojego pracodawcy.
Lista obecności jest natomiast obowiązkowa w każdym przypadku.
Materiały do pobrania
Nie wiesz w jaki sposób przygotować arkusz z listą obecności pracowników? Tutaj możesz pobrać zupełnie za darmo wzór elektronicznej listy obecności w kilku formatach: PDF, Excel, czy arkusze Google. Zwykłą listę obecności możesz pobrać bez żadnych znaków wodnych, czyli możesz z niej korzystać od razu po pobraniu. Nie musisz także nigdzie się rejestrować ani zakładać żadnego konta. Szybko i wygodnie przygotujesz dzięki niej przejrzyste listy obecności pracowników miesięczne lub tygodniowe w zależności od Twoich potrzeb. Warto zadbać o prawidłowe prowadzenie listy obecności pracowników, ponieważ ułatwi to późniejsze rozliczenie na podstawie przepracowanych dni oraz ewentualnych nadgodzin.
Jeżeli zdecydujesz się na korzystanie z papierowej listy obecności, należy umieścić ją w widocznym miejscu tak, aby pracownicy tuż po wejściu do zakładu pracy pamiętali o obowiązku jej podpisania. Musisz także pamiętać o tym, aby starannie przechowywać listy obecności pracowników, np. w dedykowanym do tego segregatorze. Lista obecności Excel, to najwygodniejsza forma ewidencji dzięki praktycznemu układowi tabelarycznemu. Podobnie działa arkusz Google. Możesz także sięgnąć po klasyczną listę w formacie PDF.
Papierowe listy obecności pracowników sprawdzą się szczególnie w niewielkich zakładach pracy. Pozwoli to na znaczne ograniczenie kosztów prowadzenia działalności, ponieważ nie trzeba zapewniać zaplecza technicznego w postaci programu monitorującego wejścia i wyjścia pracowników z zakładu pracy. Rozbudowane programy komputerowe, czy popularne karty magnetyczne sprawdza się w dużych przedsiębiorstw, gdzie papierowe listy obecności opiewałyby na kilkaset stron.
Uwaga: Pobierając listę obecności z Arkuszy Google aby swobodnie je edytować wykonaj kopię dokumentu:
Plik -> utwórz kopię
Genialna lista, dzięki!