Na rynku nadal nie brakuje firm, którym standardowy obieg dokumentów krążących po wszystkich strukturach organizacji już dawno wymknął się spod kontroli. Szuflady i dyski twarde służbowych komputerów mają swoje limity i ograniczenia. Według raportu „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?”, aż dwie na trzy firmy w Polsce wciąż korzystają z faktur papierowych. Jedynie 17% przedsiębiorstw stosuje w pełni elektroniczny obieg dokumentów. Kluczowym problemem tradycyjnego modelu dystrybucji pism firmowych jest brak pełnej kontroli nad nimi i opóźnienia czasowe pojawiające się w trakcie ich przepływu. Na szczęście, można to łatwo zmienić.

Niebezpieczeństwa tradycyjnego obiegu dokumentów

Obowiązujące przepisy nakładają na przedsiębiorców obowiązek archiwizowania dokumentów, co naturalnie generuje dodatkowe koszty operacyjne. Mówimy tu o setkach, a nawet tysiącach stron, które muszą być przechowywane w odpowiednich, bezpiecznych warunkach.

Każdy dokument w formie papierowej narażony jest na ryzyko utraty lub zniszczenia. Istnieje również niebezpieczeństwo np. przeoczenia ważnej umowy lub faktury, a szkody z tym związane są często później trudne do naprawienia (wypowiedzenie współpracy przez klienta, kara umowna, wpis do KRD itp.). Elektroniczny obieg dokumentów minimalizuje takie ryzyko praktycznie do zera, ponieważ wszystkie dokumenty są dobrze opisane i zarchiwizowane, a dostęp do nich zajmuje ułamki sekund.

Nowoczesne, cyfrowe środowisko pracy

Elektroniczny obieg dokumentów umożliwia zebranie w jednym miejscu setek dokumentów i informacji dotyczących towarów, usług, klientów, pracowników, rozliczeń, faktur, a także korespondencji zarówno zewnętrznej, jak i wewnętrznej. Takie rozwiązanie oszczędza cenny czas, automatyzuje pracę organizacji oraz zwiększa tempo przekazywania informacji. Wszystkie osoby uprawnione mogą w każdej chwili zalogować się do systemu i znaleźć potrzebny im dokument. Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów to inwestycja, która szybko się zwraca.

Odpowiednio zorganizowany workflow w firmie nie tylko skraca czas przetwarzania dokumentów i ułatwia dostęp do zarchiwizowanych informacji (system OCR – Optical Character Recognition), ale również poprawia poziom zabezpieczenia gromadzonych danych. Pozwala na to platforma oparta na technologii low code, która wydaje się być długo oczekiwanym i optymalnym rozwiązaniem dla przedsiębiorców.

Platforma low code staje się dziś fundamentalnym elementem strategii w zakresie przyspieszania procesu dostarczania aplikacji wspierających cyfrową transformację biznesu. Potencjał low code w szybszym tworzeniu narzędzi wyprzedził metody programowania, zapewniając możliwość dowolnego modelowania procesów za pomocą techniki drag&drop.

Główną zaletą technologii low code jest jej elastyczność. W praktyce użytkownik nisko kodowej platformy może z powodzeniem modyfikować stworzone aplikacje do swoich indywidualnych potrzeb i oczekiwań. Możliwość rozbudowy i wdrażania dodatkowych funkcjonalności, a także integracji z innymi dostępnymi już w przedsiębiorstwie systemami ERP (np. SAP, Microsoft Dynamics czy IFS), CRM (np. Salesforce czy Dynamics 365), usługami chmurowymi typu SaaS czy systemami dziedzinowymi, sprawia, że każda firma wyposażona w takie narzędzie może z sukcesem konkurować na współczesnym rynku.

Najważniejsze przy wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów jest to, aby takie rozwiązanie odpowiednio dostosować zarówno do potrzeb, jak i możliwości konkretnego przedsiębiorstwa.

Korzyści, których nie można zignorować

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia skuteczne i szybkie uporządkowanie spraw dotyczących digitalizacji, obiegu, archiwizacji i przechowywania dokumentów. Proces jest w pełni zautomatyzowany, a przy tym pod całkowitą kontrolą użytkownika. Dodatkowe profity to:

  • realne i wymierne korzyści finansowe wynikające z niemal całkowitego wyeliminowania kosztów dotyczących przesyłek pocztowych, wydruków, papierowych faktur oraz wydatków związanych z archiwizacją dokumentacji,
  • zwiększenie efektywności raportowania oraz przetwarzania informacji,
  • wyeliminowanie błędów w przygotowywaniu dokumentów związanych z prawidłowym funkcjonowaniem administracji firmy,
  • automatyzacja oraz szybkość prowadzenia procesów księgowania, fakturowania i ewidencji,
  • transparentność danych przy jednoczesnym bezpieczeństwie zarchiwizowanych informacji.

Z raportu „Rewolucja w fakturowaniu: czy polskie firmy są gotowe na KSeF?” wynika, że firmy generujące najwięcej dokumentów księgowych najchętniej wdrażają elektroniczny obieg dokumentów w swoich strukturach. Rozwiązania tego rodzaju używa 36% organizacji w Polsce generujących do 10 dokumentów miesięcznie. Przy większej skali (od 500 do 1000 dokumentów miesięcznie) odsetek ten wynosi już 78%, a przy ponad tysiącu faktur miesięcznie – 76%.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj