Wystawienie faktury to jedna z kluczowych czynności w każdym biznesie. Ten dokument może zostać przygotowany w formie tradycyjnej, czyli papierowej, lub elektronicznej. W każdym przypadku świadczy o dokonaniu transakcji. Mimo że ta czynność jest dość powszechna, nadal pociąga za sobą błędy. Jeśli dokument nie zawiera wszystkich danych wymaganych ustawą, nie może zostać uznany za fakturę. Sprawdź, o czym trzeba pamiętać i jakich błędów powinno się unikać.
1. Kiedy trzeba wystawić fakturę? Terminy
2. Co powinna zawierać faktura?
3. Faktura pro forma
Aby przyspieszyć proces przygotowywania dokumentów i zminimalizować ryzyko powstawania błędów przy sporządzaniu faktury, wiele firm decyduje się na korzystanie z odpowiedniego oprogramowania. Sprawdzi się ono nawet w przypadku mniejszych działalności.
Kiedy trzeba wystawić fakturę? Terminy
Ważne, aby wystawianie faktur mieściło się w określonych terminach. Ile masz czasu na przygotowanie takiego dokumentu? Ogólna zasada głosi, że podatnik musi to zrobić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży towaru lub usługi. Od tej reguły istnieją jednak wyjątki:
- w przypadku usług budowlanych i budowlano-montażowych faktura musi zostać wystawiona do 30. dnia od dnia wykonania usługi,
- przy dostawach książek fakturę wystawia się maksymalnie do 60. dnia od daty wydania towaru,
- w branży drukarskiej fakturę wystawia się do 90. dnia od dnia wykonania czynności,
- przy płatnościach za dostawy energii i świadczenie usług telekomunikacyjnych, opłatach za najem czy stałą obsługę prawną fakturę należy wystawić z upływem terminu płatności.

Co ważne, wystawienie faktury może stanowić także efekt żądania nabywcy towaru lub usługi – pod warunkiem, że skontaktował się w sprawie wystawiania faktur w czasie 3 miesięcy, licząc od ostatniego dnia miesiąca, w którym usługa została wykonana, towar dostarczony lub przekazano w całości lub części zapłaty.
Co powinna zawierać faktura?
Treść faktury jest ściśle określona przepisami prawa, a aby dokument był z nimi zgodny, musi zawierać wszystkie konieczne dane. Należą do nich:
- numer faktury,
- daty wystawienia faktury,
- data wykonania usługi lub zakończenia dostawy towarów,
- dane sprzedawcy,
- dane nabywcy towarów,
- nazwę dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
- cenę jednostkową netto oraz łączną wartość netto,
- stawki i kwoty podatku,
- sumę wartości sprzedaży netto i podatku z podziałem zgodnym z poszczególnymi stawkami podatku,
- kwotę należności ogółem.
Wszystkie powyższe punty powinna zawierać wystawiona przed przedsiębiorcę faktura VAT, jednak oprócz podstawowej faktury VAT istnieje kilka innych dokumentów, z którymi warto się zapoznać. Przykładem może być uwzględnienie jednej sprzedaży w ramach dwóch dokumentów: faktury zaliczkowej i końcowej. W takiej sytuacji faktura końcowa uwzględnia dane o wcześniejszych zaliczkach (w tym numer faktury zaliczkowej i wysokość wpłaconych kwot).
Faktura pro forma
Prowadzący działalność gospodarczą często spotykają się z prośbą o wystawienie faktury pro forma. Co to jest za dokument?
Przede wszystkim warto wiedzieć, że od strony technicznej nie jest to faktura, co oznacza, że nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej. Przeważnie wystawia się ją, by przedstawić klientowi koszty dostarczenia towarów lub wykonania usługi albo by uzyskać zaliczki przed rozpoczęciem realizacji zlecenia.
W tym przypadku trzeba pamiętać o dochowaniu kilku dodatkowych formalności. Przede wszystkim faktura pro forma zawsze jest wystawiana przed dokonaniem płatności i musi być opatrzona dopiskiem, że jest to pro forma właśnie. Nie obliguje także do skorzystania z oferty, jeśli jednak tak się stanie, później trzeba wystawić standardową fakturę.