Każdy przedsiębiorca, niezależnie od skali prowadzonego biznesu, prędzej czy później zaczyna wystawiać faktury. Jest to jeden z najbardziej podstawowych dokumentów, jakimi obracamy w ramach naszej firmy. W jaki sposób możemy generować je szybciej, skuteczniej i bez konieczności późniejszych poprawek? Dlaczego warto zdecydować się na elektroniczne fakturowanie?
1. Elektroniczna faktura VAT – jak działa?
2. E faktura – największe zalety
3. Jak wystawić elektroniczną fakturę VAT?
4. Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do wykonania usługi?
Elektroniczna faktura VAT – jak działa?
Możliwość wystawiania faktur to podstawowa funkcjonalność, która jest niezbędna i bardzo istotna dla każdej firmy. W przypadku wersji papierowych zajmuje nam to dużo czasu, ryzyko wystąpienia błędów jest duże, a w przypadku ich pojawienia się musimy korygować cały dokument, a nie tylko konkretne pole czy kolumnę. Elektroniczne faktury VAT są dużo bardziej przystępne, szybsze do wystawienia i umożliwiają nam znaczącą oszczędność papieru – możemy przesłać dokument mailem, zamiast drukować go za każdym razem. Dzięki temu zarówno przedsiębiorca, jak i klient mają łatwiej, a komunikacja pomiędzy nimi jest szybsza i sprawniejsza.
E faktura – największe zalety
Elektroniczna faktura ma wiele zalet. Przede wszystkim nie musimy jej drukować, co oznacza spore oszczędności na materiałach eksploatacyjnych, jak i samych drukarkach. Przechowywanie i archiwizowanie wersji elektronicznych również jest dużo łatwiejsze, niż ich papierowych odpowiedników. Wystawienie faktury cyfrowej jest także dużo szybsze, ponieważ – przy powtarzalnych zamówieniach – możemy korzystać z szablonów i wzorów, które zmniejszają naszą ingerencję w ostateczny wygląd dokumentu do minimum. Możliwość automatycznego wypełnienia wielu pól, pobrania właściwych cen czy stawek podatku wpływa także na ilość błędów. Jest ich o wiele mniej, niż gdy wypisujemy dokumenty ręcznie.
Jak wystawić elektroniczną fakturę VAT?
Najprostszym i najszybszym sposobem na wystawienie faktur elektronicznych jest wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania. Dzięki niemu mamy pewność, że dokument będzie zawierał wszelkie niezbędne pola, jak nazwa towaru lub usługi, ich cena, dane nabywcy towarów oraz daty wystawienia faktury. Korzystanie z dedykowanego programu umożliwia również łatwe kontrolowanie numeracji oraz wprowadzanie ewentualnych korekt w dokumentach. Z jego pomocą jesteśmy w stanie również utworzyć przydatne nam szablony, które jeszcze przyspieszą pracę i obsługę klienta.
Więcej o fakturach VAT znajdziesz na: jpk.info.pl/faktury
Na co zwrócić uwagę przy wyborze oprogramowania do wykonania usługi?
Wybierając program, o który chcemy oprzeć wystawianie faktur powinniśmy przede wszystkim postawić na sprawdzone i niezawodne rozwiązanie, które już jakiś czas funkcjonuje na rynku. Dzięki temu będziemy mieć pewność, że oprogramowanie działa, jest na bieżąco poprawiane i zmieniane o niezbędne zapisy prawne czy też inne elementy niezbędne do jego poprawnego funkcjonowania. Co więcej, decydując się na taki program mamy też dostęp do helpdesku, co jest dużym plusem w przypadku, gdy będziemy mieć jakieś pytania lub trudności z korzystaniem z usługi.
Elektroniczne faktury są dużo wygodniejsze zarówno dla przedsiębiorcy, jak i klienta. Nie musimy ich drukować, a zamiast tego możemy wygodnie przesłać e-mailem. Decydując się na przejście na wystawianie faktur VAT w formie cyfrowej warto zadbać o odpowiedni program do tego celu – dzięki temu będziemy mogli robić to szybko, wygodnie i, co najważniejsze, bezbłędnie.
