We współczesnych realiach gospodarczych i technologicznych firmy coraz mocniej koncentrują się na elektronicznych formach obiegu dokumentów i komunikacji. Wiele z nich zrezygnowało już niemal całkowicie z papierowych faktur wręczanych klientom na rzecz wysyłania ich elektronicznych odpowiedników. To szybkie i wygodne rozwiązanie. Przechowywanie dokumentacji księgowej w formie elektronicznej wymaga jednak stosowania się do kilku zasad.
Archiwizacja dokumentów elektronicznych a przepisy prawa
Archiwizacja dokumentów elektronicznych jest określona stosownymi przepisami prawa. Zasady dotyczące przechowywania elektronicznych faktur, podobnie jak faktur papierowych, reguluje Ustawa z dn. 11.03.2004 roku o podatku od towarów i usług w artykule 112. Przepisy te wskazują, że przechowywanie e-faktur powinno odbywać się w sposób zapewniający ich łatwe odszukanie, a także integralność treści, autentyczność pochodzenia oraz czytelność faktur od chwili ich wystawienia aż do upłynięcia terminu przedawnienia się zobowiązania podatkowego. Ponadto ważne jest również, aby archiwizacja dokumentów elektronicznych zapewniała bezzwłoczny dostęp do e-faktur na żądanie organowi kontroli skarbowej albo organowi podatkowemu, zgodnie z odrębnymi przepisami.
Przepisy określają także, w jakim kraju powinny być przechowywane dokumenty elektroniczne. Jeśli zatem siedziba firmy podatnika znajduje się na terenie konkretnego kraju, to w tym państwie należy archiwizować e-faktury. Wyjątek stanowi sytuacja, kiedy e-dokumenty są przechowywane na zewnętrznych serwerach, do których przedsiębiorca ma dostęp on-line. W takim przypadku nie ma znaczenia, czy owe serwery znajdują się w kraju, gdzie mieści się siedziba przedsiębiorstwa, czy w innej lokalizacji.
Stosowne przepisy nie wskazują natomiast, w jakiej formie lub formacie dokumenty powinny być przechowywane. Faktury elektroniczne można zatem umieścić na płycie CD, pendrivie bądź dysku twardym.
Bezpieczna archiwizacja e-faktur na serwerach zewnętrznych
Obecnie największą popularnością wśród przedsiębiorców cieszy się opcja przechowywania dokumentów elektronicznych na serwerach zewnętrznych. To polecane rozwiązanie zapewniające wyższy poziom bezpieczeństwa. Dzięki niemu przedsiębiorca ma zawsze dostęp do firmowej dokumentacji, niezależnie od lokalizacji firmy, aktualnego miejsca przebywania przedsiębiorcy albo zdarzeń losowych, np. awarii sprzętu komputerowego w siedzibie przedsiębiorstwa.
Archiwizacją dokumentacji elektronicznej na zewnętrznych serwerach zajmują się wyspecjalizowane firmy, oferujące kompleksowe rozwiązania w tym zakresie. Na przykład, stosowany przez firmę Edison system SAFE (skrót od: System Archiwizacji Faktur Elektronicznych) pozwala na archiwizację e-faktur w pełni zgodną z obowiązującymi przepisami prawa. Szyfrowanie połączeń, regularne wykonywanie kopii zapasowych dokumentacji czy automatyczne rejestrowanie czynności kontrolnych to zaledwie kilka z wielu zalet systemu, wpływających na bezpieczeństwo i skuteczność przechowywania dokumentacji elektronicznej. Archiwizacja dokumentacji elektronicznej na serwerach zewnętrznych w profesjonalnej firmie pozwala nie tylko oszczędzać miejsce na półkach w biurze, ale również pieniądze i czas.
